10 Etika dalam Ber-email

Efek berkembangnya teknologi informasi sangat berdampak besar dalam kehidupan sehari hari, salah satunya dalam dunia pendidikan. Banyak dari guru di jaman Now ini, meminta murid muridnya untuk mengumpulkan tugas, ulangan ataupun hal keperluan lain melalui email, untuk apa?. Mempermudah, ya dengan adanya email semua jadi mudah dan murah, tanpa perlu jauh-jauh mengumpulkan tugas, tanpa perlu bayar biaya ngeprint.


Email atau lebih membahasa sebagai surel ( Surat Elektronik ) hakikatnya adalah sarana berkirim surat yang dilakukan melalui media internet, dapat melalui perangkat PC maupun juga Smartphone, keduanya harus terhubung dalam jaringan (daring) internet. Fitur dalam surel ini sendiri terus menerus berkembang, hingga saat ini surel dapat terhubung dalam berbagai jejaring sosial contoh facebook, twitter dan lain sebagainya. Selain itu juga surel memiliki fitur melampirkan dokumen (attach files) lainnya, dapat berupa file word, excel, foto, video dan file lainnya.


Dalam menulis surel ada aturan dan etika yang harus diperhatikan, berbeda dengan berkomunikasi via medsos, sering menyebutnya dengan japri/DM, langsung saja tanpa "fafifu" untuk mengutarakan maksud dan tujuan, ada juga yang ngechat "Ping . .  Ping . . . P  P  P  P". Eh dikira Emping, enak dong ! .


Jadi tolong bedakan antara berkomunikasi melalui surel dan chat sosial media. Apalagi dalam ranah pendidikan. Surel yang kamu tulis sangat merepresentasikan kepribadian dan profesionalitas dirimu sendiri. Apakah sopan, bagaimana tata bahasa yang dipakai, apa dirimu meyakinkan atau tidak, bagaimana attitude kamu, itu semua sangat mempengaruhi pihak yang membaca surel tersebut.


Ada beberapa etika, hal penting yang perlu kamu perhatikan dalam menulis sebuah surel yang baik, check this out !!

1.   Gunakan Akun surel yang tepat. Malas untuk membaca surel dari alamat yang namanya tidak jelas a.k.a alay bosque !!. Semisal [email protected], [email protected], [email protected]. Guru akan kwalahan dalam mengidentifikasi siapa pengirim surel sebenarnya, padahal juga yang ngirim gak imut imut amat. Dalam ranah akademis, buanglah keababilan semacam ini, sediakan khusus satu akun surel yang mengandung identitas diri kamu yang jelas, tidak alay. Contoh [email protected] akun sekolah, [email protected] akun surel operator sekolah.


2.   Subject surel wajib diisi, jangan sampai kamu mengirim surel tanpa subjek. Subjek akan mempermudah pembacanya dalam mencari, kita tidak tahu berapa ratus surel masuk setiap harinya di akun surel guru kita, jadi untuk mudah mencari menggunakanlah subjek. Selain itu subjek kosong adalah perilaku yang tidak sopan, pasti akan di abaikan, dianggap surat tidak penting, tidak jelas.


3.   Tulis Subject dengan tepat, ibarat kata nih ye, subjek bisa dikata sebagai "judul" suratnya, nyambung sama isinya, jangan terlalu panjang, padat dan jelas. Misal, jika akan mengumpulkan tugas dengan format yang telah ditentukan Tugas Sejarah Indonesia_NIS_Nama Siswa jadi nulisnya gini "Tugas Sejarah Indonesia_1348_Nissa Sabyan". Ikuti saja format yang diberikan. Contoh lain "Revisi Proposal Kegiatan Pesantren Kilat", subjek seperti itu sangat jelas, singkat dan nyambung dengan isi surel nya.


4.    Salam

Selalu diawali menggunakan salam yang tepat untuk memulai menulis surel, pilih salam yang tepat sesuai siapa guru/pihak yang dituju. Pilih bahasa paling formal karena bahasa surat adalah bahasa resmi. Misalnya, "Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh", "Yang terhormat Bapak/Ibu . . . ", "Yang saya hormati . . . ", dalam suasana yang lebih santai lain "Selamat Pagi . . . ", "Dear . . . ".


5.   Jangan lupa perkenalkan diri, bayangkan apabila kamu seorang guru, apakah kamu hafal seluruh nama siswanya?, identitasnya? Mungkin hafal nama panggilannya, tapi nama lengkap? Hmmm pasti tidak. Contoh : Panggilannya Lucinta Luna nama lengkap Muhammad Fattah, Panggilan Neng Gotik nama lengkapnya Surkianih, Syahrini nama lengkapnya Rini Fatimah. Maka kamu perlu menyebutkan nama lengkapmu, bisa ditambah nama kelasmu, jurusanmu, NIS mu atau bahkan hingga nomor absen. Jika berkaitan dengan urusan organisasi, juga bisa ditambahkan dengan jabatan dan organisasi kamu berasal. Misalnya, "Saya Muhammad Fattah NIS.1598 Kelas XI TKJ 2, bermaksud . . . ", "Perkenalkan Nama Saya Rini Fatimah, Sekretaris Kegiatan Buka Bersama SMK N Pringsurat".

6.   Isi surel dengan baik. Gunakan bahasa yang baik dan benar, dan hindari singkat menyingkat. Pastikan setiap ketikan tidak mengandung karakter yang salah (typo). Hindari menulis dengan kepanjer Caps Lock, terkesan bahwa kamu ngetik sambil MARAH-MARAH,

7.   Jangan lupa penutup surat, ini bagian yang sering dilupakan. Isikan saja penutup surat yang singkat, disertai salam penutup karena diawal tadi surel telah dibuka dengan salam juga. Dilengkapi dengan signature di bagian paling bawah, isikan saja identitas nama, NIS, dan kontak kamu yang bisa dengan mudah dihubungi balik apabila akan ada balasan surel.

8. Mengirim lampiran, selain inti surel (pembuka, isi dan penutup), surel dapat diberi lampiran. Pastikan dalam isi surel terdapat kalimat yang menerangkan bahwa dalam surel ini kamu juga mengirimkan lampiran dokumen lain. "Melalui surel ini, juga saya lampirkan dokumen pendukung dengan judul "Revisi Proposal Buka Bersama.docx"". Nama dokumen juga diperhatikan, sesuaikan dengan isi dokumennya, jangan seperti ini "Document 1.docx" atau "Laporan Prakerin Fix banget tinggal print.pdf" atau parah lagi "Awas dibuka kambing galak.docx"

9.  Cek ulang terlebih dahulu sebelum terkirim, Periksa lagi apakah isi surel sudah tepat, bahasa yang digunakan telah sesuai, lampiran telah terunggah sempurna, subjek telah terisi. Karena apabila terjadi kesalahan, surel terkirim tidak dapat dihapus kembali.

10. Berperilaku Baik, Guru juga manusia biasa, ketika kamu mengirim surel kamu masih berkomunikasi dengan manusia bukan berkomunikasi dengan komputer, robot ataupun patung. Jadi tetap perhatikan etika berkomunikasi yang baik, budaya mengucapkan "maaf, tolong dan terima kasih". Jangan pernah menuntut "Saya menunggu kabar anda secepat mungkin" ini kalimat maksa banget deh. Jadi sebisa mungkin dihindari kalimat meminta sedikit memerintah yang memaksa seperti ini.

Nah itu 10 poin yang perlu kamu perhatikan beretika saat mengirim surel (email), sebenarnya tidak hanya saat berkirim surat elektronik dengan guru, tapi kepada semuanya, bisa kepada Dosen, Atasan, ataupun orang lain. Kita menghargai orang lain maka kita juga akan dihargai.

Semoga info ini dapat bermanfaat bagi kita semua, Aamiin


AuthorQbee Crew


65 Pembaca    |    17 Komentator
Share :

Kirim Pesan Anda